RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Responsable de las bases de datos: GRUPO ESTETICO CB S.A.S

Persona natural encargada del tratamiento: GRUPO ESTETICO CB S.A.S

Domicilio: MEDELLIN, COLOMBIA en la dirección Cra 43 A # 19 17, consultorio 1101. BOGOTÁ, COLOMBIA en la dirección Transv 22 # 98 82, consultorio 601

Correo electrónico: info@grupoesteticocb.com.co

Teléfono: 3104413955

CONSIDERACIONES GENERALES

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros, respetar los derechos y garantías previstas en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

El presente manual tiene por objeto el cumplimiento de las disposiciones legales, constitucionales y jurisprudenciales concernientes al desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos relativos al artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

En términos generales, el presente manual establece las políticas y los procedimientos a través de los cuales el titular de los datos personales puede hacer efectivos sus derechos relacionados con el tratamiento de sus datos y a su vez, el tratamiento que el responsable debe darle a los datos de terceros, así como los mecanismos para instar el cumplimiento de los deberes en cabeza del responsable del tratamiento. Así mismo, se dan algunas definiciones relativas a términos necesarios para la correcta aplicación de las mencionadas políticas, junto con los principios sobre los que se fundamenta la recolección y tratamiento de los datos personales.

ARTÍCULO 1. – OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE

GRUPO ESTETICO CB S.A.S con NIT 901321576-8 , con domicilio principal en la  Cra 43 A # 19 17,

Medellín, Antioquia, Colombia, en aras de respetar la intimidad y privacidad de los titulares de los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos y archivos, como también de reglamentar y dar cumplimiento a las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de información  de datos personales  por parte de GRUPO ESTETICO CB S.A.S según  las disposiciones  contenidas la Ley 1581 del 2012 y el decreto 1377 de 2013,  en su calidad de responsable del tratamiento se permite informar a sus clientes, proveedores y/o contratistas, trabajadores, candidatos a vacantes, accionistas y en general a todo aquel que ostente la calidad de titular de datos personales, que a través de su autorización previa, expresa e informada sus datos serán recolectados para ser objeto de tratamiento, entre el cual están: el uso, circulación y almacenamiento; según las finalidades señaladas en el presente documento.

En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 15 de la constitución política, la Ley 1581 del 2012 y sus decretos reglamentarios, informan en general a todas las personas naturales que faciliten o hayan facilitado sus datos personales el contenido de la presente PÓLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, la cual es de obligatorio cumplimiento para todas las personas listadas previamente y que hacen parte de GRUPO ESTETICO CB S.A.S en todas sus sedes.

ALCANCE

El presente manual le es aplicable a los datos personales de personas naturales registrados en las bases de datos relativas a Empleados, miembros de Juntas, Proveedores, Clientes, beneficiarios actuales, beneficiarios de años anteriores, personas naturales que han aplicado a alguno de nuestros programas, los cuales sean susceptibles de tratamiento. Aplicará a los datos personales que sean objeto de recolección y manejo por parte de GRUPO ESTETICO CB S.A.S

ARTICULO 2. – LEGISLACIÓN APLICABLE.

La legislación aplicable a esta política de protección de datos personales y conforme

fue elaborada esta política es:

1. Ley 1581 de 2012.
2. Decreto 1377 del 2013.

Y las demás que determine la ley y la jurisprudencia nacional.

ARTICULO 3. – DEFINICIONES.

En cumplimiento de la ley y con el objetivo de facilitar el entendimiento del vocabulario técnico utilizado en esta política, deberá entender los siguientes términos así:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
• Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información con fines comerciales.
• Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
• Datos de carácter personal: Se refiere a la información de las personas naturales (identificadas o identificables), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.)
• Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 del 2008).
• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 del 2008).
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 del 2008).
• Datos sensibles: Para los propósitos de la presente política, se entiende por datos

sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede

generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico,

la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento: Es quien manipula los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.
• Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
• Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.
• Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre del 2012).
• Responsable Del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre del 2012.
• Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
• Tratamiento de los datos: Como regla general se requiere el consentimiento por parte del titular de los datos personales para poder realizar cualquier tratamiento de sus datos.
• Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.

ARTICULO 4. – PRINCIPIOS RECTORES.

GRUPO ESTETICO CB S.A.S, se encuentra comprometido con la libertad, integridad, transparencia, confidencialidad, veracidad y disponibilidad de los datos personales, es por esto, que los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados en los

procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales tal como los contempla la ley 1581 del 2012 y sus decretos reglamentarios:

• Legalidad en materia de tratamiento de datos. El tratamiento de datos personales es una actividad reglada, por lo cual GRUPO ESTETICO CB S.A.S Cumplirá de forma obligatoria lo establecido en la Ley 1581 del 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Finalidad. GRUPO ESTETICO CB S.A.S Aplicará tratamiento a los datos personales obedeciendo siempre a una finalidad legítima, realizar llamadas a los números de teléfono, envió de mensajes digitales, correos electrónicos, y cualquier otro medio de difusión de información físico o electrónico conocido o por conocer, cuando sea necesario para cualquier tema, incluyendo temas comerciales como informar de nuevos servicios, promociones, planes, invitación a eventos, recordatorios, conocer su opinión con el servicio prestado y en general brindar información importante GRUPO ESTETICO CB S.A.S, la cual será previamente informada al titular.
• Libertad. GRUPO ESTETICO CB S.A.S. Sólo tratará los datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• veracidad o calidad. Los datos personales que trate GRUPO ESTETICO CB S.A.S, deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
• TRANSPARENCIA. GRUPO ESTETICO CB S.A.S garantizará al titular de los datos personales, en cualquier momento y sin restricciones, la obtención de información acerca de la existencia de datos que a éste le conciernan.
• Acceso y circulación restringida. GRUPO ESTETICO CB S.A.S Se compromete a que el tratamiento de los datos personales se realizará por entidades autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 del 2012. Los datos personales que se encuentren bajo custodio de GRUPO ESTETICO CB S.A.S, excepto aquellos que cumplan con la condición de públicos, no podrán encontrarse disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
• Seguridad. La información sujeta a tratamiento por parte de GRUPO ESTETICO CB S.A.S. Se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad. GRUPO ESTETICO CB S.A.S. Se compromete a que las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

ARTÍCULO 5. – INFORMACIÓN CAPTADA

GRUPO ESTETICO CB S.A.S. Informa que los datos personales captados o que captaran se realizará de las siguientes formas:

• PERSONAL: Cuando el titular de datos personales acude a alguna de nuestras sedes ubicadas en el territorio nacional.
• DIRECTA: Cuando el titular de datos personales nos autoriza a utilizar sus datos mediante los formatos físicos y/o electrónicos, por vía telefónica o cualquier medio conocido o por conocerse que GRUPO ESTETICO CB S.A.S ponga a disposición para tal fin.
• INDIRECTA: De cualquier otra fuente pública de información que permita por la Ley.

Los datos personales captados o que captará GRUPO ESTETICO CB S.A.S pueden incluir sin limitarse a: datos de identificación y contacto, datos académicos, datos laborales, datos socioeconómicos, datos de ubicación, etc.

Los datos se recolectan con el fin de cumplir las obligaciones comerciales, civiles, promocionales y legales que se encuentren a cargo de GRUPO ESTETICO CB S.A.S

TITULO II

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CAPÍTULO I

ARTICULO 6. – TITULAR.

Para los efectos de la presente política, se entenderán Titulares de los datos personales, los directivos, clientes, usuarios, prestadores de servicios, proveedores, empleados, distribuidores, candidatos a las vacantes de la entidad y otros terceros, especialistas, o vinculados y en general, toda persona natural Titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos de GRUPO ESTETICO CB S.A.S  

En el caso de los menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. En el tratamiento de estos datos, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores como la privacidad y protección de la información personal.

Según el artículo 20, del Decreto Número 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, relacionado con la Legitimación para el ejercicio de los derechos del Titular, podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.

ARTICULO 7. – DERECHOS DEL TITULAR

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. El Titular de los datos personales, tendrá derecho a: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTICULO 8. – DEBERES DEL TITULAR

El Titular de los datos personales, deberá mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento a GRUPO ESTETICO CB S.A.S, la veracidad de esta. GRUPO ESTETICO CB S.A.S no se hará

responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el Titular.

CAPITULO II

ARTICULO 9. – RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

GRUPO ESTETICO CB S.A.S, se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. GRUPO ESTETICO CB S.A.S, exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de estos.

Cuando el presente documento haga mención GRUPO ESTETICO CB S.A.S, se entenderán incluidas las sociedades vinculadas, a través de alguna relación de control, y aquellas con las que se suscriben alianzas comerciales.

ARTICULO 10. – RESPONSABILIDADES DE LOS FUNCIONARIOS

Los funcionarios que se encarguen de llevar bases de datos y tendrán las siguientes responsabilidades:

• Conocer esta política y darle aplicación en lo que les corresponda.
• Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar las medidas que deberán tomarse en los contratos comerciales y formatos o formularios que versen sobre datos personales
• Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar las medidas que deberán tomarse en los contratos laborales
• Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de los datos personales.
• Garantizar que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Rectificar la información del Titular cuando sea incorrecta.
• Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del Titular.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información relacionada con el tratamiento de datos personales.
• Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los Titulares de los datos personales.
• Los demás consagrados en la ley.

CAPITULO III

ARTICULO 11. – AUTORIZACIÓN.

Para el tratamiento de los datos personales por GRUPO ESTETICO CB S.A.S, requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley. GRUPO ESTETICO CB S.A.S, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informar de manera clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales, los derechos del Titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos.

A efectos de protección de la Ley Habeas Data, GRUPO ESTETICO CB S.A.S, contará con previa autorización y notificación al Titular, a efectos de ser reportado ante las Entidades CIFIN, DATACREDITO y PROCREDITO o cualquier otra Entidad de riesgo crediticio existente o por existir.

GRUPO ESTETICO CB S.A.S podrá continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato; salvo que exista un deber legal en conservar la información que sea esencial para la debida prestación del servicio u ofrecimiento del producto y que esta debida conservación no ocasione un grave perjuicio económico o social a GRUPO ESTETICO CB S.A.S, o al Titular mismo de la información.

ARTICULO 12. – SITUACIONES EN LAS QUE NO ES NECESARIO SOLICITAR

AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO.

De acuerdo con la normativa colombiana, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Con respecto a esto, cualquier inquietud o interpretación de esta directriz deberá ser escalada a la Oficina Jurídica.

ARTICULO 13. – NO AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En el caso en el que al titular de los datos personales recolectados se le solicite su autorización de tratamiento y no la otorgue, la información no podrá ser registrada, ni utilizada para realizar cualquier tipo de actividad relacionada con publicidad, mercadeo, promoción de programas y servicios, invitaciones a eventos, etc. y su información deberá ser eliminada en caso de que haya sido registrada previamente.

ARTICULO 14. – FORMA Y MECANISMOS PARA LA

RECOLECCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. El formato para la autorización será elaborado por GRUPO ESTETICO CB S.A.S y será puesto a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 de 2013. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho

que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por GRUPO ESTETICO CB S.A.S.

El tratamiento de la información se realizará por parte de GRUPO ESTETICO CB S.A.S, quien se encargará de almacenar y cuidar dicha información por su personal capacitado que la usará únicamente para los fines descritos en el presente documento, se guarda copia física y digital de la

autorización cuando se posible

ARTICULO 15. – REGISTRO DE INFORMACIÓN PERSONAL SENSIBLE.

En la recolección de información sensible, es decir, aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos; se debe tener presente que el titular que no está obligado a autorizar su tratamiento, por tanto ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

ARTICULO 16. – AVISO DE PRIVACIDAD.

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales a más tardar al momento de recolección de los datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

ARTICULO 17. – REGISTRO DE INFORMACIÓN PERSONAL DE MENORES DE EDAD.

Las áreas que recopilen datos personales de menores de edad deberán de obtener la autorización de sus padres o representantes legales. En ese sentido, debe tenerse en cuenta que los menores, con 14 años o más, considerados menores adultos, pueden ellos mismos otorgar el consentimiento expreso o autorización de tratamiento de sus datos personales. En caso de los menores de 14 años, el representante legal del niño, niña o adolescente será quien deba otorgar la autorización.

ARTICULO 18. – MODIFICACIONES A LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y AL AVISO DE PRIVACIDAD.

GRUPO ESTETICO CB S.A.S se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, su Política de Tratamiento de datos personales y/o el Aviso de Privacidad. Cualquier cambio sustancial será publicado y anunciado con 15 días de anticipación a través del contacto que

las personas tengan registrado en las bases de datos de GRUPO ESTETICO CB S.A.S

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de estos por el titular del dato después de la notificación de la nueva política constituye la aceptación de esta.

CAPITULO IV ARTICULO 19. – ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS.

En cualquier momento, el titular podrá solicitar a GRUPO ESTETICO CB S.A.S como responsable de los datos personales, que le proporcione información sobre los mismos, realizar una actualización, rectificación, corrección, inclusión o exclusión de la base de datos al área comercial.

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de sus datos personales o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, podrá comunicarse con GRUPO ESTETICO CB S.A.S. al correo electrónico grupoesteticocbdata@gmail.com radicar su consulta o reclamo de forma escrita en nuestra oficina principal ubicada en Cra 43ª # 19 17, consultorio 1101 en la ciudad de Medellín, Antioquia.

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Toda solicitud, para ser tramitada, debe presentarse por el titular de los datos o por su representante legal; por lo tanto, GRUPO ESTETICO CB S.A.S.

se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario mediante cualquier medio.

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del

primer término.

TITULO III FINALIDADES Y TRATAMIENTO

CAPITULO I

ARTICULO 20. – POLITICA DE PRIVACIDAD RELATIVA AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La presente política ayudará a los titulares de datos tales como ACCIONISTAS, TRABAJADORES, CANDIDATOS A UNA VACANTE, PRÁCTICANTES, PROVEEDORES, CLIENTES y en general a todo titular de datos que se encuentren en nuestras bases de datos y archivos, a entender qué tipo de datos utilizaremos, las condiciones en que GRUPO ESTETICO CB S.A.S tratará y custodiará todo tipo de dato personal que se nos proporcione de forma personal, directa e indirecta.

GRUPO ESTETICO CB S.A.S cumplirá en todo momento con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, garantizará el ejercicio de los derechos de habeas data de todos los titulares de datos personales que se encuentren en sus bases de datos y archivos, desarrollará controles, técnicas legales, procedimentales y organizacionales tendientes a establecer condiciones de seguridad, de acuerdo al estado actual de la técnica, con el fin de evitar el acceso, perdida, adulteración y uso fraudulento sobre los datos. GRUPO ESTETICO CB S.A.S, respetará en todo momento las libertades y los derechos de tipo fundamental que tienen todas las personas físicas frente al tratamiento de sus datos personales.

La información será recogida por cualquier medio físico electrónico conocido o por conocer, se archivará de forma física o electrónica en lugares propios y custodiados por GRUPO ESTETICO CB S.A.S para garantizar su correcta custodia y tratamiento.

En caso de contratar a un tercero para su custodia y tratamiento se hará según lo estipulado en la normatividad vigente aplicable.

ARTICULO 21. – TRATAMIENTOS Y FINALIDADES APLICADAS A LOS DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Usted como titular de datos personales, mediante su autorización previa, expresa e informada, acepta que sus datos sean recolectados, almacenados, usados, circulados y en general tratados para las siguientes finalidades:

❖ FINALIDADES GENERALES DEL TRATAMIENTO.

En este aparatado, se informan las finalidades de tratamiento de los datos que se aplicarán de forma general a todo aquel que ostente la calidad de titular de un dato personal que se encuentre en nuestras bases de datos y archivos:

▪Dar respuesta a las peticiones, consultas y quejas que se realicen a través de cualquiera de los canales que ha puesto disposición GRUPO ESTETICO CB S.A.S para hacer ejercicio del derecho de habeas data.

▪Confrontar la información personal entregada por el titular con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos en aras de realizar actividades de confirmación.

▪Consultar la información recibida en las listas para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

▪Transferir o transmitir los datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación con su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

▪Enviar a través de cualquier medio de comunicación, electrónico o físico, conocido o por conocerse, informaciones generales sobre cualquier tema, invitación a eventos y notificaciones de carácter general, conocer su opinión, comercial, publicidad y/o de mercadeo relacionadas con los productos y servicios ofrecidos por GRUPO ESTETICO CB S.A.S y cualquier información importante ▪ Realizar la transmisión y/o transferencia internacional de los datos personales de los titulares de información personal a terceros que se encuentran países diferentes a Colombia sin importar si cumplen o no los requisitos mínimos adecuados sobre protección de datos personales establecidos por la ley para su tratamiento.

Como finalidades específicas para los diferentes titulares de información de carácter personal que se encuentran dentro de las bases de datos y archivos se encuentran las siguientes:

❖ ACCIONISTAS.

Los datos personales de los accionistas de GRUPO ESTETICO CB S.A.S S.A.S, se encuentran registrados en los libros de accionistas de la compañía, este tipo de información tiene por mandato legal el carácter de reservada. El tratamiento de datos persónales de accionistas de GRUPO ESTETICO CB S.A.S se llevará a cabo conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas análogas o que regulen esta materia. Las finalidades que se aplicarán a los datos personales de los accionistas serán las siguientes:

▪ Garantizar los deberes y derechos que se deriven de la calidad de accionistas.

▪ Recolectar, registrar y actualizar los datos personales de accionistas con la finalidad de informar las actividades que lleva a cabo GRUPO ESTETICO CB S.A.S en relación con su condición de accionista.

❖ FINALIDADES PARA PRACTICANTES Y CANDIDATOS A VACANTES. GRUPO ESTETICO CB S.A.S será responsable del manejo de datos personales proporcionados por los posibles trabajadores y de igual forma del uso y la protección de éstos. Los datos personales que captamos de los trabajadores y practicantes se utilizarán para:

▪ Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación.

▪ Evaluar capacidades individuales, logros y formación de tipo académico, experiencia laboral y cualquier otra data o información que se encuentre en la hoja de vida del candidato con el fin de identificar la posibilidad de su contratación como empleado, dependiendo de la vacante o puesto de trabajo de que se trate.

▪ Adelantar pruebas y otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación de la persona como trabajador.

▪ Incorpora sus datos personales en el contrato laboral, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo del empleador en calidad de responsable del tratamiento de datos personales.

▪ Disponer de los datos personales de los trabajadores para integrarlos de forma correcta en los archivos laborales activos e históricos.

▪ Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que se cumpla el deber como empleador.

▪ Administrar los datos personales para que se cumpla correctamente con las obligaciones de empleador. Por ejemplo: asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el trabajador de forma previa haya autorizado el tratamiento.

▪ Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que se hubiere celebrado.

▪ Disponer de los datos personales del trabajador para una correcta asignación y control de sus herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, etc.).

▪ Establecer controles físicos y lógicos a las instalaciones y activos informáticos y de información propiedad de GRUPO ESTETICO CB S.A.S.

▪ Responder al trabajador ante solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a causa del vínculo contractual laboral.

▪ Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el trabajador haya previamente autorizado.

▪ Promover la participación del titular del dato personal en programas desarrollados por GRUPO ESTETICO CB S.A.S que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral.

▪ Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta ejecución de lo estipulado en el reglamento interno de trabajo, incluido los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.

▪ Evaluar el rendimiento y resultados derivados de la relación laboral.

❖ PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS

GRUPO ESTETICO CB S.A.S entiende que sus datos personales y los de terceros que usted aporte, tales como trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con la presente política.

Los datos personales que captamos de los proveedores y sus trabajadores son necesarios para:

▪Recolectar, registrar, actualizar y mantener sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y personal contratista.

▪ Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otro tipo que permitan identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.

▪ Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.

▪ Administrar los datos de carácter personal para realizar pagos a proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos a realizar.

▪ Gestionar los datos del proveedor para efectuar los procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas.

▪ Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezcan.

▪ Exigir el cumplimiento de las obligaciones a cargo del proveedor.

▪ Asignar controles físicos y lógicos a las instalaciones y activos informáticos y de información.

▪ Ejercer acciones judiciales o prejudiciales correspondientes con el fin de hacer cumplir las obligaciones pendientes a cargo del proveedor.

▪ Transferir información a autoridades administrativas que requieran debido a sus funciones con el fin de cumplir las obligaciones legales a nuestro cargo.

❖ CLIENTES

Los datos de nuestros clientes (personas naturales y representantes legales de personas jurídicas) los cuales son captados mediante formularios físicos y/o electrónicos, se utilizarán para las finalidades que se determinan a continuación, las cuales son consideradas necesarias para poder gestionar de forma correcta la relación contractual:

▪ Registrarlo como cliente.

▪ Analizar el riesgo financiero del cliente.

▪ Actualizar sus datos en los sistemas de información.

▪ Dar cumplimiento y seguimiento a las obligaciones contraídas.

▪ Proveer, procesar, completar y dar seguimiento a los servicios y productos por adquiridos por el cliente con GRUPO ESTETICO CB S.A.S.

▪ Realizar labores de facturación.

▪ Gestionar el de cobro prejudicial y judicial de las obligaciones financieras adquiridas por parte del cliente con GRUPO ESTETICO CB S.A.S.

▪ Realizar encuestas de servicio y ofrecer o promover productos o servicios propios o de terceros.

▪ Elaborar análisis estadísticos, de tendencias y comportamientos del mercado de los servicios prestados con el fin de llevar un control interno de dichos servicios, así como para dar seguimiento puntual de éstos.

▪ Comunicar a través de correo físico y/o electrónico o de cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente conocido o por conocerse información relativa a los estados de cuenta de los productos adquiridos.

▪ Enviar por cualquier medio físico o electrónico, conocido o por conocerse, información de carácter comercial, publicitaria, promociones o cualquier información de mercadeo y promocional sobre los productos elaborados por GRUPO ESTETICO CB S.A.S ▪ Presentar informes, impuestos y cualquier información pertinente ante la DIAN o cualquier otra entidad pública que los requiera.

❖ EMPLEADOS

▪ Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación.

▪ Evaluar capacidades individuales, logros y formación de tipo académico, experiencia laboral y cualquier otra data o información que se encuentre en la hoja de vida del candidato con el fin de identificar la posibilidad de su contratación como empleado, dependiendo de la vacante o puesto de trabajo de que se trate.

▪ Adelantar pruebas y otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación de la persona como trabajador, y todas las mencionadas en el apartado de PRACTICANTES Y CANDIDATOS A VACANTES.

❖ DATOS PERSONALES CAPTADOS A TRAVÉS DE SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA.

La captación y/o el tratamiento de imágenes con fines de vigilancia es una práctica muy extendida en nuestra sociedad. La videovigilancia realizada por GRUPO ESTETICO CB S.A.S tiene como objetivo general garantizar la seguridad de los bienes y personas que se encuentran en nuestras sedes y plantas en el territorio nacional. Las imágenes captadas por los sistemas de videovigilancia serán sometidas al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 del 2012, en especial sus principios rectores.

❖ DATOS PERSONALES DE CARÁCTER SENSIBLES CONTEMPLADOS EN LA LEY 1581 DEL 2012.

El tratamiento de datos personales de niños que aplique GRUPO ESTETICO CB S.A.S se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

1. Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.

III. Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores:

✔ Madurez

✔ Autonomía

✔ Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento

✔ Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento

Las valoraciones de las anteriores características no se llevarán a cabo por parte de GRUPO ESTETICO CB S.A.S. e forma general. El tratamiento de los datos personales de menores deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos personales.

Los titulares de datos personales, de acuerdo con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales no se encuentran obligados a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; sin embargo, en los casos que dichos datos sean necesarios, se deberá obtener el consentimiento explícito del tratamiento de dichos datos.

Se identificará los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos:

• Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
• Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
• Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal y de trabajadores de proveedores.

La presente política de tratamiento de datos personales se encuentra vigente desde 01 del Mes de febrero de 2022.

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CARLOS MARIO BOTERO

CC 98.586.957

REPRESENTANTE LEGAL

GRUPO ESTETICO CB S.A.S.